Comunicación por email con pacientes: errores y consejos

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Una comunicación eficaz entre médico y paciente es esencial para mejorar su consulta y ofrecer un servicio de calidad a sus clientes, y el correo electrónico es una de las herramientas de comunicación favoritas de la medicina digital.

Este artículo le explicará los errores que no debe cometer al comunicarse con sus pacientes por correo electrónico y le ofrecerá algunos consejos útiles sobre la mejor manera de llegar a sus pacientes a través de este medio de comunicación cada vez más importante.

¿Qué encontrará en este artículo?

 

¿Por qué es crucial una buena comunicación con los pacientes?

La comunicación cuidadosa con los pacientes es importante para establecer una buena conexión con ellos y ofrecer una experiencia en salud de calidad. De hecho, suele ocurrir que la mayoría de las insatisfacciones y quejas relativas a las prácticas médicas se deben a una mala comunicación médico-paciente.

Las habilidades comunicativas e interpersonales de un médico no solo incluyen la capacidad de recolectar información para hacer un diagnóstico preciso y recomendar un tratamiento adecuado y mantenerse en contacto con el paciente, sino también responder eficazmente a mensajes y correos electrónicos.

Con la llegada de la tecnología, los canales de comunicación se han multiplicado literalmente hoy en día, y comunicarse con los pacientes por correo electrónico está a la orden del día.

 

El correo electrónico con los pacientes: una herramienta cada vez más utilizada

La comunicación nunca ha sido tan rápida gracias a todas las funcionalidades que nos ofrece la mensajería actual. Cada día enviamos y recibimos cientos de mensajes en cuestión de segundos, lo que facilita la transmisión de la información necesaria, que es de gran ayuda para mejorar la coordinación entre médico y paciente y también para ampliar y optimizar los propios servicios. 

El correo electrónico se utiliza cada vez más como herramienta de comunicación preferente en diversos sectores empresariales, y el sector salud no es una excepción. Con la presencia constante de Internet, los smartphones, servicios de mensajería instantánea y las redes sociales, los pacientes desean cada vez más poder comunicarse directamente con sus médicos de cabecera y los centros médicos de su elección. Aunque al principio los profesionales de la salud eran más reacios a adoptar las herramientas que ofrece la telemedicina, su eficacia y rapidez les permite mantener una gran relación con sus pacientes, además de ahorrar tiempo y resolver más problemas en menos tiempo.

Los correos electrónicos, en particular, son utilizados por personas de todas las generaciones, y ellos, suelen emplearse para transmitir información importante, como resultados de exámenes, recetas médicas y prescripciones de planes de tratamiento.

Cada vez se utilizan más para sustituir a las llamadas telefónicas, logrando tener una comunicación más eficaz y mejorando la experiencia de los pacientes

Comunicación por correo electrónico con los pacientes: consejos útiles para aprovecharla al máximo

El uso del correo electrónico tiene muchas más ventajas que desventajas y puede ayudar mucho a optimizar la comunicación con los clientes. Es rápido, fácil, fiable y puede ayudarle a mantener una buena relación con los pacientes que necesitan su ayuda, pero que, por diversos motivos, no pueden acudir a su consulta en persona.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que este canal debe usarse con cuidado.

1. Utilice una dirección de correo electrónico o un portal seguro para comunicarse con sus pacientes

Como alternativa al correo electrónico, muchas clínicas utilizan cada vez más aplicaciones para comunicarse electrónicamente con los pacientes, como Doctoralia. Los portales para conectar a médicos y pacientes utilizan una interfaz web segura para ofrecer a los pacientes una plataforma de comunicación eficiente con acceso instantáneo a determinada información de salud, como resultados de pruebas diagnósticas, recordatorios y comunicaciones con el paciente.

2. Utilice el correo electrónico para mejorar sus servicios

Los correos electrónicos pueden ser útiles para enviar actualizaciones automáticas de las citas. Los recordatorios no solo atraen a más pacientes a su consulta, sino que también mejoran la fiabilidad de la misma. Con recordatorios enviados por correo electrónico y notificaciones en la aplicación, tanto usted como sus pacientes pueden mantenerse al día de las citas a lo largo del día.

Los correos electrónicos son una opción cómoda, ya que casi todo el mundo los utiliza y muchos de sus pacientes también pueden acceder fácilmente a ellos desde sus smartphones. Por supuesto, el consejo es limitar los correos electrónicos a comunicaciones importantes, de lo contrario existe la posibilidad de que acaben en la carpeta de spam del destinatario.

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3. Guardar los mensajes de los pacientes

Dado que los pacientes también pueden enviar actualizaciones sobre su estado de salud por correo electrónico, es esencial tener en cuenta esta información también en su historial médico. Esto puede ser útil para futuras visitas, en las que solo tendrá que consultar los mensajes guardados del paciente justo antes de la visita. 

Con sistemas de gestión de salud como la Agenda Doctoralia puede obtener fácilmente un historial de chat con sus pacientes, lo que resulta útil para enviar información importante, pero también para realizar un seguimiento de sus síntomas en los historiales médicos.

Además, los sistemas de chat integrados en las agendas online también pueden resultar útiles para responder a dudas o preguntas adicionales de las personas que acuden a la visita, gracias a un sistema rápido y fiable que le ahorra tiempo y proporciona una atención de calidad a sus pacientes.

4. Sea claro en la comunicación a los pacientes

En la comunicación con los pacientes es fundamental ser claro y comprensible para ayudarles a entender lo que contiene el texto de su correo electrónico, sobre todo en el caso del envío de informes médicos y planes de tratamiento. Por ello, aunque se utilicen diversos tecnicismos, es bueno dar a conocer al paciente su significado y estar a su disposición para cualquier duda al respecto.

Errores que hay que evitar en la comunicación por correo electrónico con los pacientes

En la comunicación por correo electrónico es esencial respetar la intimidad del paciente, al igual que lo es revisar la bandeja de entrada a intervalos regulares para evitar la acumulación de correos sin contestar. Averigüemos qué errores hay que evitar en la comunicación por correo electrónico con los pacientes.

Si decide utilizar un sistema de gestión médica, asegúrese de que el sistema cumple con el GDPR: acrónimo de General Data Protection Regulation, se trata de una normativa europea para el tratamiento y protección de datos, que garantiza la salvaguarda de la privacidad de los pacientes cuando se comunican con médicos y centros de salud.

5. No espere demasiado para responder

Cuanto más tarde en responder, más se resentirá la comunicación con el paciente. Esto es especialmente cierto si el paciente le ha enviado un correo electrónico con una pregunta urgente y está esperando una respuesta. En este caso, el consejo es no esperar demasiado antes de responder con un correo electrónico.

Además, no responder a los correos electrónicos de los pacientes en un tiempo razonable no solo provoca que los correos se acumulen en su bandeja de entrada, sino que los mismos pacientes le escriban una y otra vez sin éxito.

Durante la jornada laboral, establezca una ventana de tiempo en la que pueda dedicarse a los correos electrónicos. Un consejo esencial es optar por respuestas automáticas a los correos, enviadas automáticamente por el sistema fuera del horario laboral. Esta medida es excelente para informar a sus pacientes de que su consulta está cerrada y de que recibirán respuesta en el horario que usted haya fijado.

6. Asegúrese de que los pacientes entienden los límites del correo electrónico

A menudo ocurre que los pacientes le escriben para pedirle respuestas sobre síntomas que han presentado sin haber sido examinados. En este caso, es importante asegurarse de que los pacientes entienden que ninguna comunicación a distancia puede sustituir a una visita presencial. Por supuesto, en varios casos también será posible optar por un reconocimiento médico a distancia a través de webcam o una consulta telefónica, por ejemplo, si no es posible realizar reconocimientos médicos en la consulta de un médico o en casa.

Conclusiones

Por tanto, los correos electrónicos siguen siendo una herramienta útil para comunicarse con los pacientes. Ayudan a gestionar mejor el tiempo en la consulta del médico y establecen una relación más humana con los pacientes

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