Administrar finanzas, ya sea para su consultorio particular o trabajando para otro, es una necesidad constante en el día a día de los médicos. Y, por más que sea una actividad básica, la gestión financiera es un desafío para muchos profesionales de la salud. Al final, los cursos de medicina y de otras prácticas de la salud raramente abordan este tema.
Sin embargo, es necesario recordar que los consultorios también son empresas. Por eso, más allá de dominar los conocimientos técnicos del área y ofrecer atenciones de calidad, un establecimiento de salud, que espera mantenerse competitivo en el mercado, necesita cuidar correctamente de sus finanzas.
Si está teniendo dificultades en ese asunto, continúe leyendo y encuentre consejos valiosos que le ayudarán en la gestión financiera de su consultorio.
¿Cuál es la importancia de las finanzas para los médicos?
En grandes instituciones de la salud, como los hospitales, es común que exista un equipo especialmente dedicado a la parte financiera. En consultorios, por otro lado, es común que los médicos cumplan esta función, siendo un gran reto, debido a que muchas veces, no cuentan con las herramientas (y la práctica suficiente) como para hacerlo de una forma productiva.
Dada la sobrecarga de visitas y diversas actividades de gestión, los profesionales de la salud pueden acabar dejando esta tarea tan esencial de lado, perdiendo un poco la noción de cuáles son sus principales gastos, cuánto están produciendo y si están teniendo pérdidas. Es ahí cuando comienza a surgir un problema, debido a que estos datos son fundamentales para la organización y el éxito de cualquier negocio, y con un consultorio no es diferente.
Un negocio que no da la debida atención a las finanzas puede traer como consecuencias el olvido o desconocimiento de pagos de impuestos y hasta la elaboración de proyección de gastos y ganancias, obteniendo como resultado una gran falta de previsibilidad, además de posibles intereses y multas.
¿Cómo organizar las cuentas? 5 tips de finanzas para médicos
Ahora que ya tiene plena consciencia sobre la importancia de las finanzas para los especialistas de la salud, hemos seleccionado algunos consejos para ayudarle a mantener el equilibrio financiero en su consultorio.1. Mantenga separados los gastos personales y profesionales
Mezclar las cuentas personales con las profesionales es un error muy común, principalmente para quien está abriendo un consultorio y dando los primeros pasos como profesional autónomo.
Al visualizar sus cuentas, ¿usted consigue diferenciar cuáles corresponden a gastos suyos y cuáles son del consultorio?
Para tener una mayor noción de sus ganancias es necesario que identifique y divida estos dos tipos de gastos. Esta acción será beneficiosa tanto para las cuentas de la empresa como para sus cuentas personales, ya que así podrá tener una idea de su capital mensual sin comprometer las cuentas de la empresa.
El primer paso es criar una cuenta bancaria con RUT de su consultorio. Después, podrá establecer un tipo de “salario” mensual, el cual podrá retirar cada cierto tiempo.
2. Registre el flujo de caja
Registrar las sumas que entran y salen de la caja es esencial para cualquier empresa. El flujo de caja sirve para conocer los activos (ganancias) y pasivos (gastos) que tiene un negocio en un determinado período de tiempo.
A través de este registro de todas las transacciones financieras, usted podrá proyectar y calcular el saldo del consultorio, además de mantener el capital de trabajo, es decir, la diferencia entre los recursos disponibles y la suma de los gastos que deben pagarse.
Deberá incluir en su flujo de caja, todo lo que recibió y todo lo que pagó, incluso cuando le parezca una cantidad poco significativa o pequeña.
Esta también es una excelente forma de saber cuáles son sus principales fuentes de ingreso y cuáles son los servicios o procedimientos que le generan mayores ganancias.
¿Sabe de dónde viene todo el dinero que entra en su consultorio? Identificar esas actividades, servicios o procedimientos que le generan mayores ingresos, así como los perfiles de los pacientes, le permitirá planificarse mejor para realizar futuras inversiones.
3. Conozca sus costos fijos y variables
Para tener mayor control de las finanzas de su consultorio, el médico también necesita entender la diferencia entre costos fijos y variables. Conocer estos dos conceptos le permitirá prever futuros gastos de su empresa y programar sus próximos meses.
Los costos fijos son todos aquellos que no están directamente relacionados con el número de pacientes atendidos, pero que están presentes todos los meses, como la renta o alquiler del consultorio, y el salario de su equipo de trabajo. Por otra parte, los costos variables cambian de acuerdo al número de pacientes y procedimientos realizados, incluyendo, por ejemplo, materiales descartables y medicamentos.
Si observa que compró determinada cantidad de materiales en los últimos meses, por ejemplo, puede suponer que una cantidad parecida será necesaria para los meses siguientes. De esta forma, puede programarse para realizar una comprar más grande o elegir hacerla con frecuencia trimestral o semestral, así también aumentarán las posibilidades de conseguir un descuento con los proveedores.
4. Prevenga los imprevistos
Los imprevistos ocurren. Y, cuando el asunto es finanzas para médicos, la mejor manera de prevenirlos es teniendo una reserva financiera. Esa es una regla de oro, que vale tanto para su vida personal como profesional, y es de gran importancia para ambos casos.
Su reserva financiera puede ser hecha en una cuenta de ahorro de la empresa, aunque también existen inversiones simples que rinden un poco más.
Esta es una excelente estrategia para que su consultorio no se vea afectado por situaciones inesperadas que escapan de nuestras manos.
Y si todo está andando bien, parte de ese dinero también podrá ser invertida en otras acciones para promover el crecimiento de su consultorio, como marketing y acciones para atraer más pacientes.
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5. Tenga los datos a la mano
Contar con un banco de datos con sus registros financieros es la mejor manera de acompañar los resultados del consultorio.
Facturación, número de consulta reservada, porcentaje de pacientes nuevos y recurrentes en determinado período, pagos realizados y métodos utilizados. Todos esos detalles impactan directamente en las finanzas de los médicos, y tener a la mano esa información le permitirá tomar mejores decisiones.
¿Pero cómo obtener esos datos? Levantarlos manualmente puede llevarle un buen tiempo y aun así, están sujetos a errores humanos. Por eso, es mejor contar con una herramienta diseñada especialmente para ayudarle a gestionar las finanzas del consultorio.
Por medio de la sección Informes del software médico de Doctoralia, podrá visualizar esos datos y muchos otros. Acceda a información organizada por la herramienta y obtenga una visión más amplia del desempeño de su consultorio. Es posible personalizar y filtrar los datos de acuerdo con sus preferencias y además, exportarlos y descargarlos de forma rápida e intuitiva.
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